Organisation d'une manifestation sportive 10 choses à ne pas oublier - dont la location de WC mobiles !

Qui n’a jamais participé au tournoi local de pétanque ? ou encore le match intergénérationnel de football ? Personne ! nous avons tous eu location de participer à des événements sportifs qu’ils soient professionnels ou amateurs. Dans les deux cas, l’organisation de manifestations sportives est complexe et demande beaucoup de temps pour le résultat escompté.

Alors quelles sont les étapes à ne pas manquer pour un événement sportif mémorable ?

Préparation d’un plan détaillé, du business plan

Afin d’organiser un événement quel qu’il soit, il faut identifier les attentes, les buts, les moyens, les contraintes légales/spatiotemporel, quantifié le nombre de participant et le budget etc.

Sans se travail en amont, l’organisation ensuite risque d’être laborieuse. Il vous faut une vision claire de ce que vous souhaitez ; les décisions seront plus faciles à prendre ensuite.

Bloquez une date, un lieu et une durée

Cela semble logique de bloquer une date et un lieu mais vous seriez surpris du nombre de cas que nous rencontrons où les lieux n’ont pas été réservés en temps et en heure ce qui pose de réel soucis. Il faut être clair avec le lieu : quels sont les aspects techniques ?

-         Intérieur ? extérieur ?

-         Accès eau ? électricité ? débit ?

-         Point chaud ?

-         Micro ? enceinte ? rétro ?

Plus vous serez clairs sur ces aspects, plus vite vous avancerez.

Détaillez le plan d’origine

Arrivé à cette étape, vous devez être assez clair sur la manifestation que vous souhaitez. Il va maintenant falloir recruter des bénévoles/prestataires pour vous aider et donc communiquer sur votre événement pour les convaincre de rejoindre cette aventure.

Trouvez des financements

Les événements professionnels sont moins concernés, puisqu’ils ont souvent une enveloppe globale pour la manifestation sportive. Toutefois, ils peuvent quand même aller demander des financements aux mairies ou autres institutions publics ou privées.

Pour les événements associatifs par exemple, il faut établir le business plan, avec les financements publics et ceux du club par exemple ; chiffrer les dépenses et recettes espérées. Ce plan doit être réel et concret pour qu'il soit compris et cru.

Etablissez le programme

Pour que l’événement se passe au mieux, il faut planifier absolument toute l’organisation : qui arrive quand ? où ? combien ? comment ?

Etablissez un plan du lieu avec les emplacements de chacun avec les heures d’arrivée et de départ par exemple. Plus vous serez précis et clair sur ce type de document, plus les bénévoles et prestataires seront autonomes le jour J.

Vous pouvez également faire des feuilles de missions pour les bénévoles afin qu’ils sachent exactement quoi faire, à qui ils se  réfèrent en cas d’imprévus.

Communiquez

La clé d’un événement réussi est la communication. Nous pouvons créer l’événement le plus beau du monde, si personne n’est informé se sera un fiasco.

Alors utilisez tous les moyens à votre disposition :

-         Bouche à oreilles

-         Réseaux sociaux

-         Mailling

-         Presse locale et spécialisée

Proposez à vos partenaires et sponsors de communiquer également sur la manifestation !

Bref, laissez libre court à votre imagination, il n’y a pas de limite.

Etablissez les moyens dont vous aurez besoin

Vous ne pourrez pas tout gérer le jour J, alors pensez à trouver les bons prestataires :

-         Traiteur

-         Animation

-         Photographe

-         Arbitre

-         DJ

Même si votre budget n’est pas illimité, vous verrez, les gens vous aideront avec bon cœur et vous trouverez des solutions.

Pensez également aux besoins matériels : tableau de score, tables, chaises, les moyens techniques s’ils ne sont pas fournis avec le lieu etc.

Pensez aux TOILETTES propres et écoresponsables

Les événements sportifs durent souvent au moins une demi-journée et accueillent les participants avec leur famille. Cela peut représenter beaucoup de personne qui vont avoir envie à un moment ou à un autre d’aller aux sanitaires. Alors pensez dès le départ à cette problématique.

Votre lieu peut avoir des toilettes mais pas assez ou alors sales. Anticipez !

Le PIKABUS est LA solution de toilettes mobiles propres et écoresponsable qui convient aux manifestations sportives. Avec ses 12 cabines, 5 urinoirs et 4 lavabos, il convient à tous les événements sportifs jusqu’à 2000 personnes par jour. Etant autonomes, il n’a pas besoin d’être branché sur l’électricité ou l’eau et peut donc être positionné n’importe où. Le bus-toilettes se gare et s’installe en 10minutes top chrono ce qui permet une grande flexibilité sur votre planning.

Optimisez votre logistique

Grâce aux programmes et fiches missions établis, vous pouvez quantifier les timings exacts et la logistique : qui doit faire quoi quand ?

Anticipez les besoins des prestataires et potentiels imprévus

Une fois que tout est planifié, il faut anticiper et penser à l’imprévus. Pour cela, imaginez les problèmes que l’on peut rencontrer le jour j : retard dans le programme, absence d’une équipe, manque de monnaie pour la caisse etc.

Le petit plus : pensez à faire une trousse à outils avec tout et n’importe quoi : feutres, stylo, papier, marteau etc. vous pourrez ainsi vous transformer en MacGiver et gérer un maximum de problèmes.

Vérifiez TOUT

Il n’y a pas de clé : si vous avez pensez à tout, il vous reste maintenant à vérifier TOUT ! Le succès d’une organisation d’événement sportif réussit réside dans les détails.